Was muss auf einer Rechnung in der Schweiz stehen?

Pflichtangaben: Bezeichnung «Rechnung», Rechnungsdatum, eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer, Name und vollständige Adresse beider Parteien, genaue Leistungsbeschreibung, Menge und Einzelpreis, Gesamtbetrag, Zahlungsfrist und IBAN. Bei MWST-pflichtigen Unternehmen zusätzlich: MWST-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx MWST), angewandter MWST-Satz und -Betrag.

Wie muss die Rechnungsnummer in der Schweiz aufgebaut sein?

Die Rechnungsnummer muss eindeutig und fortlaufend sein – es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form. Gängige Formate: 2026-001, RE-2026-001 oder INV-001. Lücken in der Nummerierung können bei Steuerprüfungen zu Fragen führen.

Ist eine digitale Rechnung per E-Mail in der Schweiz gültig?

Ja, digitale Rechnungen als PDF per E-Mail sind in der Schweiz vollständig anerkannt, sofern alle Pflichtangaben enthalten sind. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich.

Rechnung schreiben Schweiz – Pflichtangaben & Vorlage 2026

Q: Darf ich in der Schweiz ohne MWST fakturieren?

Ja, wenn Ihr Jahresumsatz unter CHF 100'000 liegt, sind Sie nicht MWST-pflichtig. Sie dürfen keine MWST ausweisen und müssen auch keine abführen. Optional können Sie auf der Rechnung vermerken: «Nicht MWST-pflichtig gemäss Art. 10 MWSTG.»

Q: Welche Zahlungsfrist ist in der Schweiz Standard?

Standard sind 30 Tage netto. Gebräuchlich sind auch 10 oder 20 Tage. Die Frist beginnt ab Rechnungsdatum, sofern nichts anderes vereinbart ist. Bei Überschreitung empfiehlt sich zuerst eine Zahlungserinnerung, dann eine formelle Mahnung.

Eine korrekte Rechnung ist die Grundlage jeder Zahlung – und bei Steuerprüfungen entscheidend. Alle Pflichtangaben, häufige Fehler und wie Sie in der Schweiz in 5 Minuten eine professionelle Rechnung mit QR-Code erstellen.

Pflichtangaben auf einer Schweizer Rechnung

In der Schweiz gibt es keine einheitliche Rechnungsnorm — aber klare steuerrechtliche Anforderungen aus dem MWSTG. Diese Angaben sollten auf jeder Rechnung enthalten sein:

Bezeichnung «Rechnung» oder «Faktura»
Rechnungsdatum
Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
Name und vollständige Adresse des Leistungserbringers
Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfängers
Genaue Beschreibung der erbrachten Leistung oder Ware
Menge, Einheit und Einzelpreis
Rechnungsbetrag (exkl. und inkl. MWST, falls steuerpflichtig)
MWST-Satz und -Betrag (nur bei MWST-pflichtigen Unternehmen)
MWST-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx MWST) des Ausstellers (nur bei MWST-Pflicht)
Leistungszeitraum
Zahlungsfrist und IBAN

Rechnung ohne MWST – wann ist das erlaubt?

Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter CHF 100'000 sind von der Mehrwertsteuer befreit. Sie müssen sich nicht beim ESTV registrieren, dürfen keine MWST ausweisen und müssen auch keine abführen. Das gilt für viele Freelancer, Einzelfirmen und Kleinbetriebe.

Auf der Rechnung fehlen dann MWST-Nummer, Satz und Betrag. Optional empfehlen wir diesen Hinweis einzufügen:

«Kein Vorsteuerabzug möglich. Nicht MWST-pflichtig gemäss Art. 10 MWSTG.»

Achtung: Wer MWST ausweist, obwohl er nicht pflichtig ist, schuldet diese dem Staat (Art. 27 MWSTG). Niemals versehentlich MWST ausweisen.

Rechnungsnummer – Regeln und gängige Formate

Die Rechnungsnummer muss eindeutig und fortlaufend sein. Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form. Gebräuchliche Formate in der Schweiz:

2026-001 (Jahr + laufende Nummer) — einfach und üblich
RE-2026-001 (mit Präfix «RE» für Rechnung)
INV-001 (englisch, für international tätige Unternehmen)

Lücken in der Nummerierung (z.B. von 001 auf 003) können bei Steuerprüfungen Fragen aufwerfen. HelvetiBill vergibt Rechnungsnummern automatisch und lückenlos.

Zahlungsfrist – was ist in der Schweiz üblich?

Standard in der Schweiz: 30 Tage netto. Auch 10 oder 20 Tage werden häufig verwendet. Die Frist beginnt ab Rechnungsdatum, sofern nichts anderes vereinbart ist.

Bei Überschreitung der Zahlungsfrist: Zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung, dann eine formelle Mahnung. HelvetiBill ermöglicht das Erstellen von Mahnungen direkt aus dem Dashboard — mit oder ohne Mahngebühr.

Häufige Fehler beim Rechnungen schreiben

MWST ausgewiesen ohne MWST-Nummer – nicht zulässig und schuldet die MWST
Rechnungsnummer fehlt oder ist nicht fortlaufend
Kein Leistungszeitraum angegeben
Brutto- und Nettobetrag bei MWST-Rechnungen nicht separat dargestellt
IBAN-Tippfehler in der Bankverbindung
Keine Zahlungsfrist angegeben

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