Darf ich Mahngebühren verrechnen?

Ja, Mahngebühren sind in der Schweiz erlaubt, wenn sie im Vertrag oder in den AGB vereinbart wurden. Üblich sind CHF 20–50 pro Mahnung. Ohne Vereinbarung hast du keinen gesetzlichen Anspruch auf Mahngebühren, wohl aber auf Verzugszinsen (5% p.a.).

Wie viele Mahnungen muss ich schicken, bevor ich eine Betreibung einleiten kann?

Gesetzlich gibt es keine Vorgabe für die Anzahl Mahnungen. Du kannst nach einer einzigen Mahnung direkt eine Betreibung einleiten. Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch mindestens eine schriftliche Mahnung vor der Betreibung.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche, informelle Nachricht – ohne Fristsetzung oder rechtliche Konsequenzen. Eine Mahnung hingegen ist eine formelle Aufforderung mit einer klaren Zahlungsfrist und dem Hinweis auf Folgen bei Nichtbezahlung (Verzugszinsen, Betreibung).

Wann sollte ich eine Betreibung einleiten?

Nach zwei bis drei unbeantworteten Mahnungen und abgelaufener letzter Frist ist eine Betreibung sinnvoll. Beachte: Betreibungen sind öffentlich und können Kundenbeziehungen dauerhaft belasten. Prüfe zuerst, ob eine direkte Kontaktaufnahme oder ein Inkassobüro geeigneter ist.

Mahnung erstellen in der Schweiz: Schritt für Schritt

Offene Rechnungen sind ärgerlich. In der Schweiz hast du klare Rechte – und einfache Wege, um dein Geld zu bekommen. Hier erfährst du, wie du Mahnungen rechtssicher erstellst, was auf eine Mahnung muss und wann du eine Betreibung einleiten kannst.

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Wann darf ich eine Mahnung schicken?

Du kannst in der Schweiz eine Mahnung schicken, sobald die Zahlungsfrist auf deiner Rechnung abgelaufen ist. Es gibt keine gesetzliche Wartefrist – der Schuldner gerät automatisch in Verzug, wenn auf der Rechnung ein klares Fälligkeitsdatum steht (Art. 102 OR).

Praxisempfehlung: Schicke vor der formellen Mahnung eine kurze Zahlungserinnerung per E-Mail – das erhält die Kundenbeziehung und klärt oft einfache Missverständnisse.

Zahlungsfrist auf Rechnung abgelaufen → du kannst sofort mahnen
Kein Fälligkeitsdatum auf Rechnung → erst nach Mahnung gerät Schuldner in Verzug
Übliche Zahlungsfrist in der Schweiz: 30 Tage

Was muss auf eine Mahnung in der Schweiz?

Es gibt keine gesetzliche Formvorschrift für Mahnungen. Für die Beweissicherung und professionelle Wirkung sollten jedoch folgende Angaben enthalten sein:

Name & Adresse

Deine Firmendaten als Gläubiger

Schuldner-Adresse

Vollständige Adresse des Kunden

Rechnungsnummer

Referenz zur ursprünglichen Rechnung

Offener Betrag

CHF-Betrag inkl. evtl. Mahngebühren

Neue Zahlungsfrist

Klares Datum (z.B. «bis 15. April»)

Zahlungsangaben

QR-IBAN oder IBAN, Zahlungsreferenz

Hinweis Verzugszinsen

Optional: 5% p.a. ab Fälligkeit

Mahnstufe

«Erste Mahnung», «Letzte Mahnung» etc.

Mahnung erstellen: Schritt für Schritt

1
Zahlungsfrist prüfen
Stelle sicher, dass die Frist auf deiner Rechnung wirklich abgelaufen ist. Bei einer 30-Tage-Frist beginnt die Mahnung am 31. Tag.
2
Zahlungserinnerung senden (optional)
Eine kurze, freundliche E-Mail-Erinnerung löst viele Fälle. Etwa: «Bitte prüfen Sie, ob unsere Rechnung Nr. 2025-042 bezahlt wurde.»
3
Formelle Mahnung erstellen
Mahnung mit allen Pflichtangaben erstellen. Neue Zahlungsfrist setzen (üblich: 10–14 Tage). Mahnstufe angeben.
4
Versand dokumentieren
Sende die Mahnung per E-Mail (mit Lesebestätigung) oder per eingeschriebenem Brief. Halte Datum und Versandweg fest.
5
Rückmeldung abwarten
Warte die gesetzte Frist ab. Bei Zahlung: erledigt. Bei Reaktion des Schuldners: in Dialog treten. Bei Nichtreaktion: zweite Mahnung.

Erste, zweite, dritte Mahnung

Das Schweizer Recht schreibt keine Anzahl von Mahnungen vor. In der Praxis haben sich jedoch drei Mahnstufen bewährt:

1. Mahnung

Freundlich

Freundlicher Ton, keine Mahngebühren. Zahlungsfrist: 10–14 Tage. Hinweis, dass es sich um die erste Mahnung handelt.

2. Mahnung

Bestimmt

Bestimmter Ton, erste Mahngebühr (CHF 20–50). Hinweis auf mögliche Betreibung. Kürzere Frist: 7–10 Tage.

3. Mahnung (Letzte)

Formal

Letzte Zahlungsaufforderung. Angekündigte Betreibung. Höhere Mahngebühr. Frist: 7 Tage. Versand per Einschreiben.

Mahngebühren und Verzugszinsen

Mahngebühren

Nur wenn vertraglich oder in AGB vereinbart. Übliche Beträge: CHF 20–50 pro Mahnung. Keine gesetzliche Regelung – du brauchst eine vertragliche Grundlage.

Verzugszinsen

Gesetzlich: 5% pro Jahr (Art. 104 OR). Läuft ab dem ersten Tag nach Fälligkeit. Kein Vertrag nötig – du kannst sie immer fordern.

Wichtig: Mahngebühren unterliegen grundsätzlich nicht der MWST, wenn sie als Schadenersatz behandelt werden. Bei Unsicherheit empfiehlt sich Rücksprache mit deinem Treuhänder.

Betreibung einleiten: Wann und wie?

Wenn alle Mahnungen ignoriert wurden, kannst du eine Betreibung beim zuständigen Betreibungsamt einleiten (SchKG). Eine vorherige Mahnung ist rechtlich nicht zwingend, aber empfehlenswert.

Betreibungsbegehren online oder am Schalter beim Betreibungsamt einreichen
Kosten: ca. CHF 40–80 je nach Forderungshöhe (werden dem Schuldner verrechnet)
Das Betreibungsamt stellt dem Schuldner einen Zahlungsbefehl zu
Der Schuldner hat 20 Tage Zeit zu zahlen oder Rechtsvorschlag zu erheben

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Weitere Ratgeber zu Mahnwesen

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