Zahlungserinnerung Schweiz – Vorlage & Tipps

Eine Zahlungserinnerung ist der sanfte erste Schritt bei ausgebliebener Zahlung. Sie wahrt die Kundenbeziehung und löst oft das Problem – ohne rechtliche Schritte. Wann Sie eine Mahnung brauchen, erklärt unser Artikel Mahnung erstellen Schweiz.

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Zahlungserinnerung vs. Mahnung

Merkmal	Zahlungserinnerung	Mahnung
Ton	Freundlich, kulant	Formell, bestimmt
Rechtswirkung	Keine	Setzt Verzug in Gang (ohne Datum)
Mahngebühr	Nein	Optional (wenn vereinbart)
Einsatz	Erster Schritt	Nach Erinnerung oder bei 2. Versäumnis

Was gehört in eine Zahlungserinnerung?

Referenz auf die ursprüngliche Rechnung (Nummer und Datum)
Offener Betrag und ursprüngliches Fälligkeitsdatum
Neue Zahlungsfrist (z.B. 10–14 Tage)
Zahlungsdetails (IBAN, QR-Code-Referenz)
Freundlicher Ton – Versehen ansprechen, nicht Vorwürfe machen

Vorlage: Zahlungserinnerung

Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung Nr. [NUMMER] vom [DATUM] Guten Tag [NAME], wir erlauben uns, Sie freundlich daran zu erinnern, dass unsere Rechnung Nr. [NUMMER] vom [DATUM] über CHF [BETRAG] per [FÄLLIGKEIT] fällig war. Möglicherweise hat sich unsere Rechnung mit Ihrer Zahlung gekreuzt – dann bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten. Falls die Zahlung noch ausstehend ist, bitten wir um Begleichung bis zum [NEUES DATUM]. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Freundliche Grüsse [IHRE FIRMA]

Tipps für den richtigen Ton

Versehen unterstellen – die meisten Nichtzahlungen sind keine Absicht
Kurz und klar formulieren – kein langer Erklärungstext
Immer konkretes neues Datum nennen (nicht «bald»)
Bei Stammkunden: telefonischer Kontakt vor schriftlicher Erinnerung
Keine Drohungen in der Erinnerung – das ist Aufgabe der Mahnung

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