Offerte in Rechnung umwandeln Schweiz
Der Kunde hat die Offerte angenommen — jetzt kommt die Rechnung. Was ändert sich, welche Angaben müssen ergänzt werden, und wie vermeiden Sie Fehler beim Übergang? Den vollständigen Offerte-Workflow erklärt unser Offerte Guide Schweiz.
Was sich von Offerte zu Rechnung ändert
| Element | Offerte | Rechnung |
|---|---|---|
| Dokument-Typ | «Offerte» | «Rechnung» |
| Nummer | Offertennummer | Rechnungsnummer (neue Nummernserie) |
| Datum | Offertensdatum | Rechnungsdatum (aktuell) |
| Gültigkeit | Gültigkeitsdatum | Zahlungsfrist |
| QR-Code | Nicht erforderlich | Pflicht (SIX-Standard) |
| Freigabe | Kundenunterschrift / Annahme | Zahlungsaufforderung |
Schritt für Schritt: Offerte → Rechnung
Annahme der Offerte bestätigen
Schriftliche Bestätigung des Kunden einholen (E-Mail reicht). Das schützt Sie rechtlich.
Leistungen prüfen und anpassen
Hat sich etwas geändert? Mengen, Preise oder zusätzliche Positionen anpassen.
Dokument-Typ ändern
«Offerte» ersetzen durch «Rechnung». Neue fortlaufende Rechnungsnummer vergeben.
Zahlungsangaben ergänzen
IBAN, Zahlungsfrist (z.B. 30 Tage) und QR-Code hinzufügen.
Rechnung versenden
Als PDF per E-Mail oder Brief. Original-Offertennummer als Referenz erwähnen.
Häufige Fehler beim Umwandeln
- ✗Offertensdatum statt aktuellem Rechnungsdatum belassen
- ✗Keine neue Rechnungsnummer vergeben (Offertnummer übernommen)
- ✗QR-Code vergessen oder fehlerhafte IBAN
- ✗Gültigkeitsdauer nicht gelöscht – kann zu Verwirrung führen
- ✗Preis ohne Kundenzustimmung angepasst
Mit HelvetiBill: 1 Klick genügt
In HelvetiBill wandeln Sie eine angenommene Offerte mit einem einzigen Klick in eine Rechnung um. Alle Daten werden übernommen, die Rechnungsnummer automatisch vergeben, das aktuelle Datum gesetzt und der QR-Code generiert.
- Offerte im Dashboard als «angenommen» markieren
- «In Rechnung umwandeln» klicken
- Rechnung prüfen, anpassen und PDF herunterladen
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